Weltreiseplanung - Wichtige Dokumente und Post

Ein Hallelujah auf die Möglichkeiten des digitalen Speicherplatzes! Eins ist ja klar: Die guten alten Kopien werden ratzfatz schlecht lesbar, lassen sich easypeasy durchnässen und fliegen wunderbar im Wind (weg).

Wie also gehen wir mit dem Thema wichtige Dokumente auf der Weltreise um? Und wie machen wir das mit der Post? Man weiß ja nie, wie verspätet noch mal so ein Ticket wegen Falschparken kommt oder wer auch immer warum auch immer ganz schnell eine ganz wichtige Antwort braucht.

Unsere Lösung für den Papierkram: Die wichtigsten Dokumente einscannen und in digitaler Version mit auf Weltreise nehmen.

Unsere Lösung für die Post: Einen Nachsendeauftrag beantragen, der alle Briefe direkt zu Dropscan weiterleitet.

Aber mal von Anfang an:

1. Von welchen wichtigen Dokumenten sollte wir für die Weltreise besser eine  Kopie/einen Scan machen?

Reisepass
Das Heiligtum. Das Ein und Alles. Ganz ehrlich, wenn uns der flöten geht, dann Gute Nacht. Aber ok, muss man vielleicht mit rechnen, sind ja realistisch. Besser also eine Kopie/einen Scan erstellen, denn das kann bei Verlust auch die Beantragung eines neuen Passes vereinfachen und ordentlich beschleunigen!
Witzige Story: Beim wirklich allerletzten Flug auf der Weltreise hat Ania ihren Reisepass irgendwo liegen gelassen. Ein aufmerksamer, lieber Mensch hatte ihn aber gefunden und abgegeben. :D 

 

Auslandskrankenversicherung
– Versicherungsschein
– Versicherungsnummer
– Kontaktdaten

Wir haben uns für die HanseMerkur* entschieden. Da wäre es recht sinnvoll, den Versicherungsschein oder die Versicherungsnummer abrufbar zu haben. Wir hoffen natürlich, nie wirklich eines davon im Ernstfall brauchen zu müssen, aber wenn, dann können wir stolz sein, dass wir dran gedacht haben, die Daten mitzunehmen! Hier findest du alle weiteren Infos zum Thema Auslandskrankenversicherung!

 

Bankdaten
– IBAN und BIC
– TAN-Liste
– Kreditkartennummer
– Sperr-Rufnummern

Eine Kopie/ein Scan der EC-Karte kann nützlich sein für Infos zu IBAN und BIC. Diese langen Nummern kann sich ja kein Mensch merken. Wir sind schon froh, wenn uns die 4-stellige Pin einfällt. Außerdem macht es Sinn seine TAN-Liste parat zu haben, dort, wo mit einer TAN-Liste gearbeitet wird.
Und nein, die Kreditkarte werden wir nicht kopieren, denn die Kopie reicht Fremden ja schon aus, sich ein schönes Leben zu machen. Die Kreditkartennummer haben wir verschlüsselt und versteckt notiert. Sollte uns die Kreditkarte also mal abhandenkommen, können wir alles sperren lassen. Achja, die Sperr-Rufnummer sollte man auch notieren!

 

Haftpflichtversicherung
– Versicherungsnummer
– Kontaktdaten

Besonders, wenn man wie ein kleiner Trampel durch die Welt läuft und gerne mal hier und dort aneckt oder im Hotel was fallen lässt: Versicherungsnummer sollte man abrufbar haben…

 

Impfpass
Welche Reiseimpfungen man intus hat, kann besonders wichtig an Grenzkontrollen und bei Krankheiten werden. Daher sollte man immer wissen wo sein Impfpass ist und besser eine digitale Kopie von ihm haben, falls das Original mal verloren geht! Haben uns das Stickeralbum schließlich nicht von der Ärztin vollkleben lassen, um den Pass dann daheim zu verstauen…

 

Internationaler Führerschein + Führerschein
In einigen Ländern reicht der nationale Führerschein nicht aus, wenn man kontrolliert wird. Daher hier nie vergessen beides einzupacken: Führerschein und internationalen Führerschein! Eine Kopie/Scan ist daher auch gut! Nicht vergessen! Wir wurden besonders oft in Thailand angehalten von der Polizei – da hat uns der Wisch einiges an Kosten erspart!

 

Steuerunterlagen
Das sind so Dokumente, die würden wir am liebsten alle hier lassen. Und hätten sie eigentlich gar nicht erst zu Hause. Aber gut. Reist man eine lange Zeit, kann es Sinn machen, die Unterlagen für die nächste oder letzte Steuererklärung digital dabei zu haben, um sie elektronisch einreichen zu können. Wichtig ist die Erstellung einer digitalen Signatur, um auch von unterwegs die Erklärung unterschrieben zu können. Haben wir auch gemacht.

 

Tickets (Flug/Bus/Zug/etc.)
Bevor man mit zig Blättern im Rucksack umher rennt, unter denen sich die Tickets für die nächsten Flüge und anderen Reisewege befinden, speichern wir auch hiervon eine digitale Kopie ab. Heutzutage kommen die Tickets ja ohnehin online und es reicht meist die Datei oder Email am Flughafen oder Busbahnhof vorzuzeigen.
Sogar in Peru konnte man die Bustickets online buchen und am Hand vorzeigen! 

 

Passbilder
Nicht, um sie an Laternen mit „Ich war hier“-Aufschrift aufzukleben, sondern falls man von unterwegs ein Visum beantragen oder verlängern möchte. Daher vorher am besten mal ein paar mehr erstellen und mitnehmen. Denkt dran, auf den biometrischen Bilder nicht lächeln.. :)

 

2. Wichtige Dokumente: kopieren oder einscannen?

Das meiste werden wir einscannen. Dafür nutzen wir keinen üblichen Scanner, sondern die App CamScanner. Damit lassen sich ganz einfach PDF-Dateien mit der Handykamera erstellen.
Mittlerweile scannen wir wirklich ALLES damit!

Die App erkennt automatisch die Ränder des Dokuments, schneidet sie zu und bearbeitet den Kontrast des Bildes. Außerdem lassen sich mit CamScanner auch mehrseitige Dokumente erstellen. Anschließend kann man die Dateien als PDF auf seinen Computer kopieren, per Mail verschicken oder in seine Dropbox laden. Wir lieben es.

Das einzige kleine Manko ist, dass in der Gratisversion von CamScanner unten der Name der App eingeblendet wird. Wen das allerdings nicht stört, ist mit dieser Lösung super bedient. Wir zum Beispiel.

 

3. Wo speichern wir die Dokumente während der Weltreise?

Da wir beide mit Laptop reisen, werden die Dokumente auf jeden Fall darauf gespeichert. Außerdem werden wir eine Sicherheitskopie in unserer Dropbox und, wenn der Speicherplatz es hergibt, auf dem Handy anlegen. So müssten wir eigentlich in so gut wie jeder Situation der Weltreise auf unsere Dokumente zugreifen können. Den Eltern daheim werden die Daten auch geben, falls mal wirklich nichts geht, kein Dropbox, kein Internet und die Kopien alle im Matsch liegen. Bei den Eltern ist es eben immer noch am besten… daher auch der nächste Punkt:

 

4. Infos für die „Heimatbasis“

– Kontaktdaten Familienmitglieder (Handynummern, Adressen, Mailadressen)
– Bankdaten mit Sperrrufnummer
– Versicherungsnummern und Kontaktdaten
– Vermieter/Untermieter Kontaktdaten

Wir haben ein Dokument mit den wichtigsten Daten und Kontaktdaten für unsere Familie erstellt. Kontaktdaten mit Handynummern, E-Mail und Adressen der Familienmitglieder, der Banken, der Versicherung, etc. Falls wir mal an irgendwelche Daten nicht kommen o.ä., sind sie bei unseren Liebsten in guten Händen.

 

5. Was ist mit der Post?

Eigentlich bekommen wir kaum noch Post. Da wir keine Brieffreundschaften pflegen, außer die mit dem Ordnungsamt (allerdings einseitig), ist im Briefkasten nicht so viel zu erwarten, aber dennoch muss die Post ja irgendwie zu uns gelangen. Dazu haben wir zunächst einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post beauftragt:

Nachsendeauftrag
Ein Nachsendeauftrag ist im Prinzip mit dem Weiterleiten von E-Mails zu vergleichen. Dabei hinterlegt man bei der Post einfach eine Adresse, an die ab einem selbstgewählten Datum alle Briefe weitergeleitet werden sollen, die an deine normale Adresse gesendet werden. Den Nachsendeauftrag kannst du entweder bequem von zu Hause aus einrichten oder aber auch vor Ort bei einer Postfiliale.

Die Kosten sind gestaffelt in 6 Monate (19,90€), 12 Monate (24,90€) und 24 Monate (34,90€). (Stand: Januar 2016)

Die neue Adresse kann die von deinen Eltern, guten Freunden etc. sein. Da wir unserer Familie das aber nicht antun wollen und vor allem nicht davon ausgehen können, dass sie immer da sein werden, um den Briefkasten zu leeren, haben wir uns für DropScan entschieden.

DropScan
Drop- was? Drobscan ist ein genialer Webservice aus Berlin. Dort erstellst du dir ein Postfach, an das du dir deine alltägliche Briefpost schicken lassen kannst. Dort angekommen, werden die Briefe im Umschlag eingescannt und du kannst sie über das Internet von überall abrufen.

Dann liegt es an dir ob du zustimmst den Brief zu öffnen, dann wird auch dessen Inhalt eingescannt und hochgeladen. Entscheidest du dich aber für nicht öffnen, kannst du ihn entweder direkt vernichten lassen oder wenn es zu privat und wichtig ist, an eine andere Adresse deines Vertrauens weiterleiten lassen.

Hier kannst du dein eigenes Postfach bei Dropscan einrichten. Und hier findest du noch ein paar Infos, zur Einrichtung eines Nachsendeauftrags bei der Post, wenn du als neue Adresse ein Postfach bei Dropscan angibst.

Als privater Kunde kannst du zwischen verschiedenen Tarifen wählen, je nachdem wie viel Post du erwartest. Hier findest du die aktuellen Tarife! 

Der Nachsendeauftrag beginnt bei uns 1 Woche früher als die Weltreise, damit wir uns mit der Geschichte schonmal eine Woche anfreunden können. Ok, eigentlich wollten wir nur wissen, wie es genau funktioniert und es schon mal ausprobieren. :D

 

Ob man sich die eingescannten Dokumente per Mail zusendet, Dropbox nutzt oder etwas ganz anderes, ist da natürlich jedem selbst überlassen. Wir handhaben es so, was zum Glück auch keine große Umstellung ist, weil wir die meisten Briefe und Dokumente ohnehin schon eingescannt und abgelegt haben. Außerdem hält es die Anzahl der Ordner klein und erleichtert die Suche nach bestimmten Briefen enorm…

Achso, liebes Ordnungsamt… sorry, aber wir müssen die Brieffreundschaft vorerst beenden. Auto ist abgemeldet! War schön mit euch, aber wir sind uns sicher: Ihr findet Ersatz. Und zwar ganz fix.

Insgesamt haben wir damit top Erfahrungen mit der Vorgehensweise gemacht! Da soll mal einer meinen, wir wären unvorbereitet in die Weltreise gestartet! HA! 


🎥 WIE DROPSCAN FUNKTIONIERT, HABEN WIR AUF DER REISE IN DIESEM VLOG ERKLÄRT


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